در عصر اطلاعات و ارتباطات، همان عصری که دنیای مجازی و فیزیکی آن در هم آمیخته است، بسر می بریم. اخیراً هم فکر و ذهن انسان ها را پدیده ای به نام هوش مصنوعی احاطه کرده است. افرادی هستند که ویژه تر با عشق و علاقه وارد ورطه رسانه، هوش مصنوعی، چالش های متعدد این حرفه می شوند. در هفته ای به نام روابط عمومی بسر می بریم. شاید کمتر کسی باور می کرد از دهه ۴۰ شمسی که دکتر نطقی روابط عمومی را وارد عرصه شغلی و کاری ایران کرد این حرفه این قدر دچار تحول و دگرگونی شود.
روابط عمومی کارآمد، گره گشا و امید آفرین است
امروزه جایگاه روابط عمومی برای هیچ دستگاه، مدیر و مسئول خصوصی و دولتی نباید و نمی تواند ناشناخته باشد؛ چراکه در صورت عدم آشنایی مدیر با این حوزه، فاتحه سازمان را باید خواند. در سال های اخیر روابط عمومی را «قلب تپنده سازمان»و «مغز متفکر سازمان» تعریف کرده اند. این تعاریف جهانی نشان از نگاه ویژه و خاص دنیا به حوزه روابط عمومی است. نگاهی که در کشورمان باید به سرعت دچار تغییر شود چرا که نداشتن ذهنیت صحیح نسبت به این حوزه، کشور را دچار چالش می کند.
روابط عمومی کارآمد باید دارای توانایی های بالقوه ای در عرصه های مختلف جامعه شناسی، مخاطب شناسی، ارتباط شناسی، رسانه شناسی و … باشد. او با تصمیم سازی های کلیدی و تخصصی، تصویر مثبتی از دستگاه اجرایی ایجاد می کند و آن را در مقابل مخاطرات احتمالی و بحران های گوناگون حفظ می کند.
روابط عمومی در استانداردهای مطلوب سازمانی، آینده پژوه، برنامه مدار، مسئله محور، تصویرساز، سازنده، بالنده، انسجام بخش، مردم دار و متحول کننده است. (دکتر فاطمه زارعان)
نقش روابط عمومی در دوران کنونی
با وجود شبکه های ارتباطی و رسانه های اجتماعی نقش و جایگاه روابط عمومی دو چندان است. افراد شاغل در این حوزه موظف به داشتن دانش سواد رسانه ای، اقناع افکار عمومی، دانش فناوری های نوین و هوش مصنوعی، برقراری ارتباط صحیح، درک درست از اتفاقات پیرامون خود، تسلط بر وظایف سازمان در تمامی معاونت ها، شیوه های پاسخگویی، شفافیت و… هستند.
باشتاب و انفجاری که در بخش اطلاعات و رسانه و همچنین تبدیل شدن جامعه به شهروند خبرنگاران و انتظارات مردم از نهادهای مختلف، کارکنان حوزه روابط عمومی باید پیشتازان امر اطلاع رسانی و شفافیت در این امر باشند. آنها مدام باید در حال یادگیری و بازآموزی باشند تا بتوانند خواسته های مردم و همکاران را برآورده کنند.
وظایف مختلف و خطیری بر عهده افراد شاغل در حوزه روابط عمومی بوده که بسیار متنوع و پرتعداد است. امروزه دیگر نمی توان همچون گذشته افراد غیرمتخصص و از همه جا رانده شده را به واحد روابط عمومی فرستاد، چرا که لطمه چنین اشتباهی در وهله اول مدیر، سپس دستگاه و بعد جامعه می خورد.
روابط عمومی و افکار عمومی
یکی از وظایف مهم روابط عمومی ها اهمیت دادن به افکار عمومی است. فرخی یزدی روزنامه نگار دوره مشروطه در قریب به صد سال پیش چنین سروده است: «هرکس نکند تکیه بر افکار عمومی/او را خطر حادثه مغلوب نماید».
فردیناند تونیس از اندیشمندان حوزه ارتباطات درباره افکار عمومی می گوید: «قدرت افکار عمومی بالاتر از قدرت دولت ها است و رسانه ها نماینده افکار عمومی هستند».
با وجود سرعت انتشار اخبار و اطلاعات، هر سازمان، نهاد و یا حتی افراد معروف در حوزه های مختلف می تواند مورد توجه گسترده افکار عمومی قرار گیرند. دیگر اطلاعات فقط در دست رسانه های رسمی و دولتی نیست که افکار عمومی را به هر سمتی بخواهند، سوق دهند. انتشار اطلاعات در دست همه ی مردم است چرا که تمام جامعه چشم است و دوربین های تلفن همراه تمام لحظات مهم و یا حتی سرگرمی و فان را به تصویر و فیلم تبدیل می کنند و در کثری از ثانیه در سراسر گیتی منتشر می نمایند.
پس وجود روابط عمومی کارآمد، خبره و متخصص و کاربلد می تواند در مواقع بحرانی و حتی مواقع عادی افکار عمومی را اقناع سازد و سازمان را در برابر طوفان های مختلف نجات بخشد؛ همچنین جامعه را از انحرافاتی که می تواند در آن به وجود آید رهایی بخشد. قطعاً انتظار ذینفعان از روابط عمومی یک سازمان چیزی غیر از پاسخگویی، صداقت و شفافیت نیست.
جایگاه روابط عمومی در درون سازمان
روابط عمومی علاوه بر نقش برون سازمانی، در درون سازمان هم وظایف متعددی برعهده دارند. در محافل علمی بر این نکته تاکید می گردد که یک روابط عمومی مبتکر، خلاق و حاذق و با سواد باید حال همکاران درون سازمان خود را خوب کند. باید دو سوم انرژی و وقت خود را برای درون سازمانی که در آن مشغول است بگذارد تا حال کارمندان بهتر شود. نتیجه امید آفرینی و انرژی بخشیدن به درون سازمان قطعاً ارائه خدمات بهتر به مراجعین و بهره وری بالاتر است. نتیجه و هدف نهایی هر سازمانی هم رضایت مشتریان و مراجعین است که در پی این عمل به دست می آید.
برقراری ارتباط صحیح بین کارکنان و مدیران، توجه به مسائل و مشکلات همکاران و بازگو کردن و در صدد رفع آنها برآمدن، پل ارتباطی بین کارکنان شدن و ایجاد روابط حسنه بین آنها، بازگو کردن فعالیت کارکنان و تلاش در جهت دیده شدن شان، برگزاری گردهمایی های مختلف، اجرای برنامه های مختلف ملی، مذهبی و مناسبتی و … گوشه ای از وظایف روابط عمومی هاست.
روابط عمومی ومسئولیت اجتماعی
استان یزد یکی از استان های صنعتی و معدنی کشور است. شرکت های بزرگ و عظیم معدنی و تولیدی در این استان فعال هستند. در قبال درآمدهای کلانی که این واحدهای تولیدی کسب می کنند، مردم هم انتظاراتی از واحدهای تولیدی دارند تا در راستای مسئولیت اجتماعی که برعهده دارند در جاده سازی، مدرسه سازی، ورزش، فرهنگ و … در جامعه ایفا نقش کنند. گرچه در برخی از ایام سال شاهد چنین نقشی از سوی کارخانه ها و معادن هستیم.
در واقع وظیفه روابط عمومی این شرکت های و واحدهای تولیدی ایجاب می کند که نقشه راهی را برای مدیران شرکت ترسیم نمایند. آنها با شناسایی نیازهای استان می توانند به خوبی مسئولیت اجتماعی خود را محقق سازند. در این حوزه داشتن برنامه های بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت از سوی مدیران روابط عمومی واحدهای صنعتی که از مشاوران زیادی هم بهره می برند، خواسته زیادی نیست.
به همین دلیل مدیران روابط عمومی می‌توانند با یک مدیریت منظم و استراتژی مشخص دیدگاه و نقطه نظرات افکار عمومی را شناساسی کنند و با توجه به نیاز و انتظارات جامعه از ظرفیت مسئولیت اجتماعی استفاده کرده و رابطه بین بنگاه اقتصادی و جامعه را توسعه بدهند.
روابط عمومی و فناوری های نوین
آشنایی و دستیابی به آخرین فناوری های نوین ارتباطی و اطلاع رسانی برای هر فرد و سازمانی از الزامات و دلیل اصلی توفیق است. روابط عمومی ها نیز باید برای سهولت و سرعت اطلاع رسانی و برقراری ارتباط و پاسخگویی از آخرین پدیده های فن آوری بهره گیرند. امروز مدیر روابط عمومی شخصی است که باید برخط و در تمامی طول شبانه روز در دسترس باشد.
حضور مدیران روابط عمومی ها و استفاده آنها از بستر فضای مجازی و به خصوص پیام رسانه هایی که بیشترین سهم مخاطب را به خود اختصاص داده است امری اجتناب ناپذیر است. نمی شود مدیر روابط عمومی را از حضور در پلتفرمی که ۴۰ میلیون ایرانی در آن فعال هستند برحذر داشت. مدیران روابط عمومی در زمینه استفاده از فناوری های نوین باید جزو پیشگامان این عرصه باشند و همان طور که بیان شد دانش خود را در این زمینه هر لحظه بروز رسانی کنند.
جنگ روایت ها ونقش روابط عمومی ها
دنیای کنونی را جنگ رسانه ای، شناختی و روایت ها فرا گرفته است. رسانه های دشمن به شدت در این عرصه فعال هستند. پاشیدن بذر ناامیدی در درون جامعه، تشویق نخبگان و جوانان برای مهاجرت از کشور، به تصویر کشیدن ضعف های درون کشور، منفی بافی، پخش اخبار ناصحیح و مبهم از کشور و وارونه جلوه دادن واقعیت ها برای آحاد مردم و تشویق نخبگان به خروج از کشور همه و همه از اهدافی است که در این سال ها رسانه های دشمن به خوبی در آن ایفا نقش کرده اند.
در میان توصیه‌ها و تذکرات رهبر معظم انقلاب اسلامی در این سال ها، شاید برجسته‌ترین بخش مربوط به نارسایی زبان دولت و نیز ضعف کار اطلاع‌رسانی در آن است. این دغدغه معظم‌له را البته باید در راستای تذکرات مکرر ایشان در موضوع فعالیت رسانه‌ای و «جهاد تبیین» به ارکان مختلف نظام نیز دانست. به‌طور مشخص در دیدار امسال با مسئولان قوه قضائیه از «تصویر رسانه‌ای قوه قضائیه» گلایه و در دیدار رمضانیه با کارگزاران نظام بر موضوع رسانه تأکید کردند. روشن است که مشکل ضعف در اطلاع‌رسانی جدی است و دستاورد‌ها به اطلاع مردم نمی‌رسد.
جایگاه روابط عمومی در دستگاه ها مناسب نیست

 با وجود وظایف مختلف، متنوع و جایگاه خطیری که روابط عمومی ها باید در آنها ایفای نقش کنند؛ مهم‌ترین مشکل در تکیه بر ساختار‌های عمدتاً ناکارآمد «روابط‌عمومی‌ها» است. در بسیاری از وزارتخانه‌ها و نهادها، روابط عمومی‌ها چه از لحاظ منابع مالی و انسانی مهجورترین بخش‌ها هستند. در بسیاری از اداره های کل استانی فقط یک نیرو در روابط عمومی مشغول به فعالیت است آن هم با دستان خالی و بدون کمترین امکاناتی. اگر مدیر دستگاه هم رسانه ای نباشد عمق فاجعه بسیار بیشتر است.
براساس صحبت های مقام معظم رهبری، کشور نیاز به جهاد تبیین دارد. جهاد تبیین را باید از روابط عمومی ها دنبال کرد. جهاد تبیین نیاز به افراد کارآزموده و کاربلد دارد که شیوه های صحیح اطلاع رسانی را بشناسند. در برابر هجوم دشمن با تاکتیک ها مختلف آشنا باشد و سرعت عمل نیز سرلوحه کارشان باشد.
پس به کارگماری نیروهای کاربلد، برنامه ریزی برای آموزش های مختلف در طول سال، تزریق بودجه به بخش روابط عمومی سازمان ها می تواند گره از اطلاع رسانی باز کند و جهاد تبیین که همان امیدآفرینی و نشان دادن خدمات گسترده نظام و انقلاب می باشد را به مردم معرفی نماید تا در جنگ روایت ها قافیه را به دشمن واگذار نکنیم.
تحول در «بازنمایی رسانه‌ای دولت» به‌عنوان مهم‌ترین و فوری‌ترین مطالبه رهبری از دولت سیزدهم، تا حدی اهمیت دارد که چه خوب است شخص رئیس‌جمهور محترم برای آن به میدان بیایند و با بازشناسی نارسایی‌های موجود و مشورت اهل‌فن، برای رفع آن چاره کنند.
در پایان به شعار هفته روابط عمومی که بیتی از اشعار مولاناست با عنوان «بیا تا قدر یکدیگر بدانیم/که تا ناگه ز یکدیگر نمانیم» اشاره می کنم و امیدوارم تا دیر نشده است و دشمن پرچم پیروزی در جنگ روایت ها را برافراشته نکرده است حوزه روابط عمومی را تقویت نماییم.

محمدتقی شفیع پور مهرجردی

مدرس دانشگاه و رئیس شورای هماهنگی روابط عمومی های دستگاه های تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان یزد